Heizkostenabrechnung A–Z – Ihre Rechte und die wichtigsten Regeln

Warum für Heizkosten eigene Regeln gelten

Warum diese Besonderheit? Warum setzt sich die Heizkostenverordnung gegen das durch, was die Parteien vertraglich vereinbart haben? Die Antwort liegt im Zweck der Verordnung: Sie will, dass der individuelle Energieverbrauch abgebildet wird. Wer wenig heizt, soll weniger zahlen — nur so entsteht überhaupt ein Anreiz, sparsam zu heizen. Eine Pauschale oder eine Warmmiete hebt diesen Zusammenhang gerade auf: Der eigene Verbrauch wirkt sich auf die eigene Rechnung dann nicht mehr aus. Deshalb duldet die Verordnung an dieser Stelle keine abweichenden Vereinbarungen, und daraus folgt der Grundsatz, an dem sich alles Weitere ausrichtet: Wärme und Warmwasser sind verbrauchsabhängig abzurechnen (§ 6 Abs. 1 HeizkostenV).

Wie der Verbrauch erfasst werden muss

Damit das funktioniert, muss der Verbrauch überhaupt erfasst werden können. Dafür schreibt § 5 HeizkostenV die Ausstattung vor: Wärmezähler oder Heizkostenverteiler für die Wärme, Warmwasserzähler für das Warmwasser (§ 5 Abs. 1 HeizkostenV), seit der Novelle 2021 grundsätzlich fernablesbar — der Zählerstand lässt sich also erfassen, ohne dass jemand Ihre Wohnung betreten muss (§ 5 Abs. 2 HeizkostenV). Ältere, nicht fernablesbare Geräte müssen bis zum 31. Dezember 2026 nachgerüstet oder ausgetauscht werden, es sei denn, das ist technisch nicht möglich oder führt zu einer unbilligen Härte (§ 5 Abs. 3 HeizkostenV).

Wie die Kosten verteilt werden

Ist der Verbrauch erfasst, regeln §§ 7 und 8 HeizkostenV, wie er in die Abrechnung einfließt: Von den Kosten der Heizungsanlage sind mindestens 50 % und höchstens 70 % nach dem erfassten Verbrauch zu verteilen, der Rest nach Wohn- oder Nutzfläche (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV); für Warmwasser gilt dieselbe Spanne, der Rest geht dort ausschließlich nach Fläche (§ 8 Abs. 1 HeizkostenV). In bestimmten schlecht gedämmten Altbauten sind sogar zwingend 70 % nach Verbrauch zu verteilen (§ 7 Abs. 1 S. 2 HeizkostenV) — hier hat der Vermieter kein Wahlrecht.

Eine Besonderheit gibt es, wenn dieselbe Anlage sowohl die Heizwärme als auch das Warmwasser erzeugt: Dann entstehen die Kosten einheitlich und müssen zunächst zwischen Heizung und Warmwasser aufgeteilt werden, bevor überhaupt auf die einzelnen Wohnungen verteilt wird (§ 9 HeizkostenV). Der Regelfall dafür ist eindeutig: Die auf die Warmwasserbereitung entfallende Wärmemenge ist mit einem Wärmezähler zu messen (§ 9 Abs. 2 S. 1 HeizkostenV); nur wenn das einen unzumutbar hohen Aufwand bedeuten würde, darf ersatzweise gerechnet werden.

Wenn der Verbrauch nicht erfasst werden konnte

Kann der Verbrauch ausnahmsweise wegen eines Geräteausfalls oder aus einem anderen zwingenden Grund nicht ordnungsgemäß erfasst werden, sieht § 9a HeizkostenV eine Ersatzermittlung vor. Dabei wird der Verbrauch insbesondere anhand eines früheren Abrechnungszeitraums, des Verbrauchs vergleichbarer Räume oder des Durchschnittsverbrauchs vergleichbarer Nutzer ermittelt. Eine solche gesetzlich vorgesehene Ersatzermittlung ist nicht schon deshalb fehlerhaft, weil kein tatsächlicher Ablesewert vorliegt.

Und jetzt der wichtigste Teil: das Kürzungsrecht nach § 12 HeizkostenV.

Das Kürzungsrecht nach § 12 HeizkostenV

Wird entgegen der Verordnung nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, dürfen Sie Ihren Anteil um 15 % kürzen (§ 12 Abs. 1 S. 1 HeizkostenV). Hinzu kommen seit 2021 zwei weitere Kürzungsrechte von jeweils 3 %: bei fehlender fernablesbarer Ausstattung (§ 12 Abs. 1 S. 2 HeizkostenV) und wenn Ihnen die Abrechnungs- und Verbrauchsinformationen nach § 6a HeizkostenV nicht mitgeteilt wurden (§ 12 Abs. 1 S. 3 HeizkostenV).

Welche Fälle unter § 12 HeizkostenV fallen

Eine zulässige Schätzung nach § 9a HeizkostenV zählt nicht dazu — sie ist ja gerade gesetzeskonform. Ansonsten lassen sich die Fälle, in denen das Kürzungsrecht greift, in zwei Gruppen einteilen.

Die erste Gruppe: Der Vermieter rechnet entgegen der Heizkostenverordnung nicht verbrauchsabhängig ab — zum Beispiel, weil er die Erfassung für zu aufwendig hält und stattdessen einfach nach Fläche abrechnet, obwohl er das nicht dürfte.

Die zweite Gruppe ist die praktisch häufigere: Der Vermieter will eigentlich verbrauchsabhängig abrechnen, schafft es aber nicht, weil die Erfassung selbst fehlerhaft war. Konkret heißt das etwa: Es fehlen die vorgeschriebenen Geräte. Oder die vorhandenen Geräte sind falsch montiert oder ungeeignet. Oder — das war der Fall, den der BGH entschieden hat — es gibt mehrere Nutzergruppen im Haus, und die vorgeschriebene Vorerfassung zwischen diesen Gruppen fehlt oder wurde unzulässig durchgeführt. Oder es wurde schlicht nicht abgelesen.

Der Klassiker: die fehlende Vorerfassung

Genau ein solcher Fall war es, der 2016 vor dem Bundesgerichtshof landete. In dem Gebäude gab es zwei Nutzergruppen: In einem Teil der Wohnungen wurde der Wärmeverbrauch mit Wärmemengenzählern gemessen, im anderen mit Heizkostenverteilern. Der Vermieter zog die bei den Wärmemengenzählern gemessene Menge von der insgesamt gelieferten Wärme ab und verteilte den verbleibenden Rest einfach auf die Heizkostenverteiler-Wohnungen. Nach Ansicht des BGH war genau das der Fehler: Eine gesonderte Vorerfassung der beiden Nutzergruppen — also die getrennte Feststellung, welcher Anteil des Gesamtverbrauchs auf welche Gruppe entfällt — hatte gerade nicht stattgefunden. Die Abrechnung war deshalb inhaltlich fehlerhaft, und zwar unabhängig davon, dass der Verbrauch innerhalb der Heizkostenverteiler-Gruppe immerhin näherungsweise über eine Differenzrechnung ermittelt wurde (BGH, Urteil vom 20.01.2016 – VIII ZR 329/14).

Der Bundesgerichtshof versteht das Kürzungsrecht als pauschalierten Schadensersatz für die Verletzung der mietvertraglichen Pflicht zur ordnungsgemäßen verbrauchsabhängigen Abrechnung. Der Mieter muss deshalb keinen konkreten Vermögensschaden in Höhe der 15 % nachweisen; die Kürzung ist gesetzlich pauschaliert.

Die Rechtsfolge — und ein verbreiteter Rechenfehler

Ein Abrechnungsfehler führt nicht dazu, dass der Vermieter neu nach Wohnfläche abrechnen muss. Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass die fehlerhafte, aber verbrauchsbezogene Abrechnung Grundlage bleibt — folgerichtig, denn eine reine Flächenabrechnung würde den Verbrauch komplett ignorieren und wäre damit schlechter als eine Abrechnung, die ihn immerhin ungefähr abbildet. Der Fehler wird deshalb nicht durch eine Neuberechnung nach Wohnfläche korrigiert; stattdessen bleibt die verbrauchsbezogene Abrechnung grundsätzlich die Grundlage, und der Mieter kann den gesetzlichen Kürzungsbetrag geltend machen.

Etwas anderes gilt nur ausnahmsweise: wenn der angesetzte Verbrauch das tatsächliche Nutzerverhalten nicht einmal mehr annähernd abbildet, oder wenn gar kein verbrauchsbezogener Kostenanteil ermittelt wurde und sich auch nicht mehr ermitteln lässt — dann bleibt tatsächlich nur die Fläche.

Der Punkt, an dem in der Praxis am häufigsten falsch gerechnet wird: Bezugsgröße der 15 % ist der gesamte Heizkostenanteil, der auf Sie entfällt — Verbrauchs- und Grundkosten, nicht nur der verbrauchsabhängige Teil. Genau diesen Fehler hat der Vermieter im oben genannten Fall gemacht: Er kürzte nur den ausgewiesenen Verbrauchskostenanteil von 1.075,21 € um 15 % — das wären 161,28 € gewesen. Richtig war die Kürzung vom gesamten Kostenanteil des Postens „Heizung“, der sich in diesem Fall auf 1.283,10 € belief — 15 % davon sind 192,47 €. Der Unterschied von gut 30 € war es am Ende, der über den Prozess entschied.

Sie müssen sich aktiv darauf berufen

Ein Punkt, der häufig übersehen wird: Das Kürzungsrecht gilt nicht automatisch. Sie müssen sich ausdrücklich darauf berufen — gegenüber Ihrem Vermieter, am besten schriftlich. Besonders bei einer Nachforderung empfiehlt es sich, den Kürzungsbetrag bereits bei der Zahlung zu berücksichtigen und die Berechnung schriftlich zu erläutern. Haben Sie bereits gezahlt, sollten Sie den Anspruch ebenfalls zeitnah prüfen und geltend machen.

Mehr als 15 % sind in besonderen Fällen möglich

Die gesetzliche 15-%-Kürzung schließt weitergehende Schadensersatzansprüche nicht in jedem Fall aus. Ein darüber hinausgehender Anspruch nach § 280 Abs. 1 BGB setzt allerdings die jeweiligen Voraussetzungen des Schadensersatzrechts voraus; insbesondere muss ein konkreter weitergehender Schaden bestehen und nachgewiesen werden.